Dede Koswara, Penggagas Kemudahan Layanan Administrasi Akademik
BANDUNG, itb.ac.id- Permintaan transkrip nilai, translate, dan legalisasi ijazah yang selesai dalam waktu satu hari merupakan sebagian dari berbagai pelayanan yang ditawarkan oleh bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Teknik Pertambangan dan Perminyakan (FTTM). Pelayanan yang terbilang masih sangat baru di ITB ini, telah diterapkan oleh Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FTTM dari beberapa waktu.
Salah satu penggagas sistem ini adalah Dede Koswara, Kepala Subbagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FTTM. Dede menerima penghargaan sebagai Juara III Pegawai Berprestasi Tingkat Nasional 2009 pada Juli lalu dari Direktorat Akademik Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Berawal dari pemilihan pegawai berprestasi di tingkat ITB dengan kandidat pegawai berprestasi dari tingkat fakultas, pemilihan ini menggunakan pemanfaatan inovasi di bidang pelayanan administrasi akademik sebagai kriteria penilaian.
Inovasi di Bidang Pelayanan Akademik
Dede mulai bekerja di ITB tahun 1992, kemudian tahun 1994 menjadi Pegawai Negeri Sipil di bagian umum akademik tata usaha (TU) program studi Teknik Sipil. Ketika bekerja di bagian akademik TU prodi Teknik Sipil, Dede mulai mengembangkan pelayanan akademik berbasis email. Pada tahun 2007, Dede dipindahtugaskan sebagai Kepala Subbagian Akademik dan Kemahasiswaan FTTM.
Dede mengutarakan bahwa kemudahan pelayanan akademik merupakan sesuatu yang harus diwujudkan. Salah satu inovasi yang ia kembangkan bersama rekan-rekannya dari bagian sistem informasi adalah pelayanan permintaan transkrip nilai mahasiswa secara online. Pelayanan transkrip nilai dan pelayanan lainnya yang semula memerlukan waktu cukup lama, dengan sistem ini dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Misalnya mahasiswa atau alumni bisa memesan transkrip secara online ataupun datang langsung ke TU prodi. TU fakultas segera memroses pesanan tersebut, kemudian pemesan tinggal mengambil pesanan transkripnya di TU fakultas atau prodi dalam keadaan telah ditandatangani Dekan. TU prodi pun bisa mengetahui secara online apakah pesanan telah selesai diproses atau belum, sehingga TU prodi mengetahui secara pasti kapan transkrip benar-benar siap diambil.
"Dekan FTTM berkomitmen untuk meluangkan waktu setiap harinya untuk menandatangani dokumen yang diperlukan", jelas Dede. Hal ini membuat berbagai macam pelayanan akademik yang memerlukan tanda tangan dekan dapat selesai dalam satu hari saja. "Jika bisa selesai dalam satu hari, mengapa memakan waktu lebih dari itu?", ungkapnya. Mudahnya birokrasi dan pendeknya waktu pelayanan menjadi kunci dalam inovasi yang digagas dan dikembangkan olehnya.
Pengalamannya selama bertahun-tahun di bidangnya membuat Dede lebih peka melihat celah-celah untuk memperbaiki suatu sistem. Ia juga mengembangkan pembuatan grafik jumlah bulanan permintaan pelayanan akademik dan grafik jenis pelayanan mahasiswa. Dengan ini, dapat diperoleh gambaran mengenai kinerja pelayanan akademik setiap bulannya.
Ketika ditanya tentang kesulitan sosialisasi sistem yang baru di kalangan pegawai, Dede menjawab,"Tidak sulit jika atasan mengetahui pendekatan yang tepat. Jika pegawai menyadari bahwa sistem baru tersebut dapat memperingan kerja yang harus mereka lakukan, mereka akan berusaha untuk memahami dan menguasai sistem baru tersebut"
Dede yang senang bergaul dengan mahasiswa mengutarakan akan pentingnya membangun hubungan baik dengan seluruh staf. "Mahasiswa harus menjaga hubungan baik dengan dosen dan seluruh staf ITB", pesannya. Interaksi selayaknya tidak dilakukan hanya saat mahasiswa membutuhkan pelayanan akademik dari dosen maupun staf saja, melainkan sepanjang waktu. "Mahasiswa zaman sekarang cenderung lebih humoris dan terbuka dibandingkan mahasiswa beberapa tahun lalu, hal ini juga menjadi pembelajaran bagi kami dalam hal jenis pendekatan yang harus dilakukan terhadap mahasiswa," jelas Dede.
Di sela waktu luang, Dede selalu menyempatkan diri untuk membaca. "Kita tidak pernah bisa menduga apa yang akan didapat dari membaca. Siapa tahu hasil bacaan kita dapat benar-benar bermanfaat jika diterapkan dalam kehidupan sehari-hari," tutur Dede.
Menurut Dede, pemilihan jurusan, pengisian berbagai kuesioner, perwalian, dan pengecekan nilai semester berbasis online merupakan terobosan layanan akademik yang sangat bermanfaat. Sistem ini dapat mengurangi jam-jam yang dibutuhkan mahasiswa dan staf akademik untuk mengurusnya secara manual di TU program studi dan fakultas.
Dede yang memiliki minat di bidang Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) juga berharap dapat melanjutkan pendidikannya suatu hari nanti. Ia juga berharap agar inovasi-inovasi yang memudahkan pelayanan akademik dapat terus bermunculan di masa depan dan dapat diterapkan secara luas di ITB.
Oleh: Fathir Ramadhan dan Ihsan Budi Rachman
Inovasi di Bidang Pelayanan Akademik
Dede mulai bekerja di ITB tahun 1992, kemudian tahun 1994 menjadi Pegawai Negeri Sipil di bagian umum akademik tata usaha (TU) program studi Teknik Sipil. Ketika bekerja di bagian akademik TU prodi Teknik Sipil, Dede mulai mengembangkan pelayanan akademik berbasis email. Pada tahun 2007, Dede dipindahtugaskan sebagai Kepala Subbagian Akademik dan Kemahasiswaan FTTM.
Dede mengutarakan bahwa kemudahan pelayanan akademik merupakan sesuatu yang harus diwujudkan. Salah satu inovasi yang ia kembangkan bersama rekan-rekannya dari bagian sistem informasi adalah pelayanan permintaan transkrip nilai mahasiswa secara online. Pelayanan transkrip nilai dan pelayanan lainnya yang semula memerlukan waktu cukup lama, dengan sistem ini dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Misalnya mahasiswa atau alumni bisa memesan transkrip secara online ataupun datang langsung ke TU prodi. TU fakultas segera memroses pesanan tersebut, kemudian pemesan tinggal mengambil pesanan transkripnya di TU fakultas atau prodi dalam keadaan telah ditandatangani Dekan. TU prodi pun bisa mengetahui secara online apakah pesanan telah selesai diproses atau belum, sehingga TU prodi mengetahui secara pasti kapan transkrip benar-benar siap diambil.
"Dekan FTTM berkomitmen untuk meluangkan waktu setiap harinya untuk menandatangani dokumen yang diperlukan", jelas Dede. Hal ini membuat berbagai macam pelayanan akademik yang memerlukan tanda tangan dekan dapat selesai dalam satu hari saja. "Jika bisa selesai dalam satu hari, mengapa memakan waktu lebih dari itu?", ungkapnya. Mudahnya birokrasi dan pendeknya waktu pelayanan menjadi kunci dalam inovasi yang digagas dan dikembangkan olehnya.
Pengalamannya selama bertahun-tahun di bidangnya membuat Dede lebih peka melihat celah-celah untuk memperbaiki suatu sistem. Ia juga mengembangkan pembuatan grafik jumlah bulanan permintaan pelayanan akademik dan grafik jenis pelayanan mahasiswa. Dengan ini, dapat diperoleh gambaran mengenai kinerja pelayanan akademik setiap bulannya.Ketika ditanya tentang kesulitan sosialisasi sistem yang baru di kalangan pegawai, Dede menjawab,"Tidak sulit jika atasan mengetahui pendekatan yang tepat. Jika pegawai menyadari bahwa sistem baru tersebut dapat memperingan kerja yang harus mereka lakukan, mereka akan berusaha untuk memahami dan menguasai sistem baru tersebut"
Dede yang senang bergaul dengan mahasiswa mengutarakan akan pentingnya membangun hubungan baik dengan seluruh staf. "Mahasiswa harus menjaga hubungan baik dengan dosen dan seluruh staf ITB", pesannya. Interaksi selayaknya tidak dilakukan hanya saat mahasiswa membutuhkan pelayanan akademik dari dosen maupun staf saja, melainkan sepanjang waktu. "Mahasiswa zaman sekarang cenderung lebih humoris dan terbuka dibandingkan mahasiswa beberapa tahun lalu, hal ini juga menjadi pembelajaran bagi kami dalam hal jenis pendekatan yang harus dilakukan terhadap mahasiswa," jelas Dede.
Di sela waktu luang, Dede selalu menyempatkan diri untuk membaca. "Kita tidak pernah bisa menduga apa yang akan didapat dari membaca. Siapa tahu hasil bacaan kita dapat benar-benar bermanfaat jika diterapkan dalam kehidupan sehari-hari," tutur Dede.
Menurut Dede, pemilihan jurusan, pengisian berbagai kuesioner, perwalian, dan pengecekan nilai semester berbasis online merupakan terobosan layanan akademik yang sangat bermanfaat. Sistem ini dapat mengurangi jam-jam yang dibutuhkan mahasiswa dan staf akademik untuk mengurusnya secara manual di TU program studi dan fakultas.
Dede yang memiliki minat di bidang Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) juga berharap dapat melanjutkan pendidikannya suatu hari nanti. Ia juga berharap agar inovasi-inovasi yang memudahkan pelayanan akademik dapat terus bermunculan di masa depan dan dapat diterapkan secara luas di ITB.
Oleh: Fathir Ramadhan dan Ihsan Budi Rachman
scan for download
